Los activos fijos pueden representar una parte importante del patrimonio de una empresa. Edificios, maquinaria, mobiliario, vehículos y equipos forman parte de la operación diaria y, al mismo tiempo, tienen un impacto directo sobre la información financiera de la organización.

Sin embargo, existe una pregunta que muchas empresas deberían hacerse:

¿El valor registrado contablemente de sus activos refleja adecuadamente su situación actual?

Mantener información actualizada sobre los activos fijos no solamente facilita los procesos contables. También permite mejorar el control patrimonial, respaldar auditorías y disponer de información más confiable para la toma de decisiones.

¿Qué establece la NIC 16 sobre los activos fijos?

La NIC 16 – Propiedades, Planta y Equipo establece el tratamiento contable aplicable a los activos tangibles que una organización mantiene para utilizarlos en la producción o suministro de bienes y servicios, para fines administrativos o para otros propósitos relacionados con su operación.

Una vez reconocido un activo, la organización debe definir una política para su medición posterior.

Existen principalmente dos modelos:

Modelo del costo

El activo se mantiene registrado considerando:

Costo de adquisición – Depreciación acumulada – Pérdidas por deterioro

Este modelo permite mantener como referencia el costo originalmente reconocido del activo, realizando posteriormente los ajustes correspondientes por depreciación y deterioro.

Modelo de revaluación

Cuando el valor razonable puede medirse de manera fiable, la organización puede utilizar el modelo de revaluación.

En este caso, el activo se presenta considerando su valor razonable a la fecha de la revaluación, menos la depreciación acumulada posterior y las pérdidas por deterioro correspondientes.

Es importante considerar que la elección entre el modelo del costo y el modelo de revaluación constituye una política contable que debe aplicarse de manera consistente a toda una clase de propiedades, planta y equipo.

¿Por qué puede ser importante valorar correctamente los activos?

Con el paso del tiempo pueden existir diferencias importantes entre la información registrada en contabilidad y la realidad de los activos que posee una organización.

Por ejemplo, una empresa puede tener:

  • Activos completamente depreciados que continúan en operación.
  • Equipos registrados que físicamente ya no existen.
  • Activos cuyo valor contable difiere significativamente de su situación económica actual.
  • Mejoras o componentes que no fueron registrados correctamente.
  • Activos trasladados entre departamentos o ubicaciones sin actualizar los registros.
  • Información incompleta sobre fechas de adquisición, responsables, ubicación o características del activo.

Por esta razón, hablar de valoración de activos no debería limitarse únicamente a determinar un monto.

Una correcta gestión comienza por saber qué activos existen, dónde están, cuál es su condición y cómo están registrados contablemente.

Valoración e inventario físico: dos procesos que deben complementarse

Antes de analizar el valor de los activos, existe una pregunta todavía más básica:

¿La empresa tiene certeza de cuáles activos posee actualmente?

Un proceso de inventario físico permite verificar la existencia de los bienes y recopilar información como:

  • Código o placa del activo.
  • Descripción.
  • Marca.
  • Modelo.
  • Número de serie.
  • Ubicación.
  • Departamento.
  • Responsable.
  • Estado físico.
  • Fotografías y documentos relacionados.

Posteriormente, esta información puede compararse con los registros contables mediante un proceso de conciliación físico-contable.

El resultado permite identificar activos encontrados, activos no localizados, bienes pendientes de registrar, duplicidades y diferencias que requieren revisión.

¿Cada cuánto debe revisarse la valoración?

La NIC 16 establece que, cuando una organización utiliza el modelo de revaluación, las revaluaciones deben realizarse con suficiente regularidad para evitar que el importe registrado difiera significativamente del valor razonable del activo.

Esto significa que no necesariamente existe una periodicidad idéntica para todos los activos.

Los activos cuyos valores cambian significativamente pueden requerir revisiones más frecuentes, mientras que otros con variaciones menores pueden requerirlas con menor periodicidad.

Lo importante es que la información presentada continúe siendo razonablemente representativa.

La valoración no termina con un avalúo

Uno de los principales retos aparece después de obtener la información.

Una organización puede realizar un inventario, conciliación o valoración y obtener una excelente base de datos. Sin embargo, si esa información vuelve a administrarse mediante archivos independientes, documentos físicos o múltiples hojas de cálculo, con el tiempo pueden aparecer nuevamente diferencias.

Por eso, la gestión de activos debe entenderse como un proceso continuo.

Cada compra, traslado, asignación, mejora o baja debería reflejarse oportunamente en los registros de la organización.

Tecnología para fortalecer el control de los activos fijos

La digitalización permite centralizar la información de los activos y mantener una mayor trazabilidad durante todo su ciclo de vida.

Una herramienta especializada puede permitir administrar en un mismo lugar:

  • Información contable de cada activo.
  • Características e identificación individual.
  • Ubicación y responsable.
  • Documentos de respaldo.
  • Fotografías.
  • Depreciaciones.
  • Movimientos y cambios.
  • Inventarios físicos.
  • Reportes para análisis y auditoría.

De esta manera, la valoración deja de ser un ejercicio aislado y pasa a formar parte de una estrategia integral de gestión patrimonial.

Savanah: información y control de activos en un solo lugar

En Quarzein Technologies desarrollamos Savanah, una plataforma especializada en la gestión de activos fijos que permite centralizar información contable, documental y física de los bienes de una organización.

Nuestro enfoque combina tecnología con procesos de gestión de activos para facilitar el control, la trazabilidad, los inventarios físicos y la disponibilidad de información para procesos administrativos, contables y de auditoría.

Porque gestionar activos fijos no consiste únicamente en conocer cuánto valen.

También implica saber cuáles existen, dónde están, quién los tiene y contar con información confiable para tomar decisiones.