La solicitud parecía sencilla.
Una empresa acogida al Régimen de Zona Franca necesitaba preparar información relacionada con sus activos fijos. El departamento contable tenía un auxiliar actualizado, las compras estaban registradas y existían archivos con información de los equipos adquiridos durante los últimos años.
En principio, todo parecía estar bajo control.
Hasta que fue necesario comprobarlo.
Uno de los primeros activos seleccionados aparecía correctamente en el auxiliar: descripción, costo, fecha de adquisición y depreciación.
Solo había un problema.
Nadie tenía certeza de dónde estaba.
Contabilidad indicaba que pertenecía a un departamento. El encargado de ese departamento recordaba que meses atrás el equipo había sido trasladado. Después de varias consultas, finalmente fue localizado en otra área.
El activo existía.
La contabilidad también.
Lo que no existía era trazabilidad entre ambos.
Un problema llevó al siguiente
La empresa decidió revisar una muestra más amplia.
Entonces comenzaron a aparecer otras situaciones.
Un equipo tenía una placa física que no coincidía claramente con el registro utilizado en el auxiliar. Otro activo continuaba registrado a pesar de haber sido retirado de operación. Algunos habían cambiado de ubicación sin que el movimiento quedara documentado adecuadamente.
También existían activos cuya información estaba distribuida entre el sistema contable, hojas de cálculo, carpetas compartidas y documentos de respaldo.
Ninguno de estos problemas, por separado, parecía particularmente grave.
El verdadero problema era su acumulación.
Durante años, cada compra se había registrado. Las depreciaciones se calculaban. Los archivos se actualizaban. Los departamentos comunicaban sus movimientos.
Pero cada proceso funcionaba parcialmente separado de los demás.
La empresa tenía información sobre sus activos.
Lo que no tenía era una única fuente confiable para gestionarlos.
Cuando Excel deja de ser solamente una herramienta
Durante los primeros años, una hoja de cálculo había sido suficiente.
Cincuenta activos se convirtieron en cien.
Cien se convirtieron en quinientos.
Aparecieron nuevas áreas, más responsables, equipos importados, movimientos internos, sustituciones y bajas.
El archivo también creció.
Se agregaron columnas, pestañas y versiones.
“Activos_Final.xlsx”.
“Activos_Final_Actualizado.xlsx”.
“Activos_Final_Actualizado_v2.xlsx”.
Cada archivo solucionaba una necesidad inmediata, pero hacía más difícil responder una pregunta fundamental:
¿Cuál información representa realmente la situación actual de nuestros activos?
Ese es uno de los riesgos de gestionar activos únicamente como registros.
Un activo no permanece estático durante toda su vida útil. Se adquiere, se registra, se asigna, puede trasladarse, cambiar de responsable, recibir mejoras, depreciarse y finalmente retirarse.
La información debería acompañarlo durante todo ese recorrido.
En Zona Franca, la trazabilidad adquiere mayor relevancia
Para una empresa acogida al Régimen de Zona Franca, el control de los activos no debería observarse únicamente desde la perspectiva de la depreciación.
La organización necesita mantener una relación adecuada entre la información física, contable y documental de sus bienes.
Esto cobra especial importancia cuando se realizan inventarios, conciliaciones o procesos de revisión y auditoría.
Volvamos a nuestra empresa.
El auxiliar indicaba que existían 842 activos.
El inventario físico debía responder si esos 842 registros correspondían efectivamente con la realidad.
Pero rápidamente surgieron tres universos diferentes:
Lo que decía contabilidad.
Lo que decía el auxiliar de activos.
Lo que realmente se encontraba físicamente.
La gestión adecuada consiste, precisamente, en mantener esos tres elementos razonablemente alineados.
El problema no era contable
Este es probablemente el punto más importante de la historia.
El departamento de Contabilidad estaba realizando sus registros.
Los responsables de las áreas utilizaban los equipos asignados.
Administración conservaba documentación.
El problema estaba en la forma en que toda esa información se relacionaba.
La organización había crecido, pero el mecanismo utilizado para controlar sus activos no había evolucionado al mismo ritmo.
Y eso convirtió tareas sencillas en procesos complejos.
Localizar un activo requería llamadas.
Confirmar un responsable requería correos.
Revisar documentación implicaba buscar en carpetas.
Realizar un inventario significaba comparar manualmente información proveniente de diferentes fuentes.
Preparar una conciliación requería nuevamente hojas de cálculo.
El costo no estaba únicamente en los errores. También estaba en el tiempo necesario para obtener información que la empresa ya debería tener disponible.
¿Qué cambió?
La empresa entendió que necesitaba dejar de administrar archivos y comenzar a gestionar activos.
Cada activo pasó a contar con una identificación individual y una ficha centralizada.
Su información física podía relacionarse con su información contable.
La ubicación y el responsable podían mantenerse actualizados.
Los documentos podían asociarse al activo correspondiente.
Los movimientos podían conservar un historial.
Los inventarios físicos podían utilizar la misma base de información sobre la cual posteriormente se realizaban las conciliaciones.
El objetivo no era simplemente digitalizar el Excel.
Era establecer un proceso en el que cada activo pudiera ser trazado durante su ciclo de vida.
El software no sustituye el control
Implementar tecnología tampoco resuelve automáticamente una gestión deficiente.
Una empresa continúa necesitando políticas, responsables, procedimientos de altas y bajas, criterios contables, inventarios periódicos y controles internos.
La diferencia es que un software especializado proporciona una estructura para ejecutar y documentar esos procesos de manera consistente.
En lugar de mantener información aislada, permite relacionar:
Activo físico + información contable + ubicación + responsable + documentación + historial.
La tecnología se convierte entonces en una herramienta de control, no solamente en una base de datos.
De una lista de activos a una gestión integral
Nuestra empresa ficticia comenzó pensando que tenía un problema con un activo que no podía localizar.
En realidad, aquel activo solamente hizo visible un problema mayor.
La organización había crecido y su modelo de gestión de activos se había quedado atrás.
Esta situación puede presentarse en organizaciones de distintos tamaños, pero adquiere especial importancia cuando existe un volumen considerable de activos y mayores necesidades de trazabilidad y control, como puede ocurrir en empresas acogidas al Régimen de Zona Franca.
La pregunta, entonces, no es únicamente:
¿Tenemos registrados nuestros activos?
La pregunta correcta es:
¿Podemos demostrar, con información confiable, qué tenemos, dónde se encuentra y cómo se relaciona con nuestros registros?
Savanah | Gestión de activos fijos
En Quarzein Technologies desarrollamos Savanah para apoyar a las organizaciones en la gestión integral de sus activos fijos.
La plataforma permite centralizar información física, contable y documental, facilitando procesos de inventario, conciliación, depreciación, identificación, asignación, trazabilidad y generación de reportes.
Porque conforme una organización crece, el control de sus activos también debe evolucionar.