¿Qué pasos se deben seguir para dar de baja un activo fijo?
Dar de baja un activo no es solo un trámite contable: es un procedimiento que protege la transparencia financiera y el control patrimonial de la empresa. Para que este proceso sea correcto y auditables, debe seguir una secuencia ordenada de pasos.
1. Sustento y documentación formal
El primer paso es justificar por qué el activo deja de formar parte del patrimonio de la organización.
Aunque en el sector público costarricense esto es obligatorio, en el sector privado es considerado una buena práctica de control interno.
La empresa debe generar un documento o acta que explique el motivo de baja:
✔ Obsolescencia
✔ Daño irreparable
✔ Venta, robo o donación
✔ Pérdida de funcionalidad
La documentación debe incluir información como:
- Número interno del activo
- Responsable
- Ubicación
- Estado en el momento de la baja
Este respaldo será clave para auditorías futuras o revisiones internas.
2. Aprobación por los responsables
Ningún activo debe eliminarse de los registros sin autorización.
El procedimiento debe ser revisado y aprobado por la gerencia, finanzas, o el área encargada de activos.
Esto evita bajas injustificadas o pérdidas patrimoniales no detectadas y fortalece el control interno.
3. Registro contable de la baja
Aquí ocurre el paso más importante: el asiento contable
Para eliminar el activo de los estados financieros se debe:
✔ Eliminar su valor original del rubro de Propiedad, Planta y Equipo
✔ Registrar la depreciación acumulada correspondiente
✔ Reconocer si hubo una pérdida o ganancia por la disposición
Ejemplo de registro contable para una venta:
- Débito: Caja o Cuentas por Cobrar (monto recibido)
- Débito: Depreciación acumulada del activo
- Crédito: Activo fijo al costo histórico
- Crédito o Débito: Ganancia o pérdida por disposición del activo
Este asiento varía según si el activo se vendió, se donó o se retiró por deterioro.
4. Eliminación física y salida del inventario
Después del registro contable, el activo debe:
✔ Retirarse de la ubicación donde estaba asignado
✔ Dejar constancia de su entrega, donación o destrucción
✔ Marcarse como dado de baja en el listado o software de control
Un error común es retirar el activo físicamente, pero dejarlo activo en el sistema. Esto crea diferencias en auditorías y afecta los estados financieros.
¿Por qué es importante dar de baja correctamente un activo?
- La empresa evita valores inflados en estados financieros
- Mejora la exactitud del inventario y la información para auditorías
- Evita pérdidas patrimoniales no identificadas
- Cumple con buenas prácticas de contabilidad y control interno